RPA導入とは？見積もりを頼む前に確認する進め方と成功のポイント
【結論】RPA導入とは、マウス操作やキーボード入力などのパソコン作業を、ソフトウェアに自動で実行させる仕組みを取り入れることです。
- 総務省の「自治体におけるRPA導入のすすめ」は、導入の流れを事前検討・企画・予算化・調達・構築・運用の5段階で示しています。
- 自動化の手順を記述したものを「シナリオ」と呼び、シナリオの範囲が見積もりの対象になります。
- 同資料は、導入と運用のそれぞれで押さえておきたい7つの成功ポイントを挙げています。
この記事では、RPAの導入を検討する担当の方に向けて、進め方と、見積もりを依頼する前に整理しておく点をまとめます。特定の製品の優劣は、この記事では比較しません。
RPA導入とは
RPA（Robotics Process Automation）とは、ソフトウェア上のロボットによる業務工程の自動化です。総務省の資料「自治体におけるRPA導入のすすめ」は、RPAについて、マウス操作やキーボード入力、データの照合や変換などのパソコン作業を、人に代わって素早く・休みなく実行できるものと説明しています。
RPA導入とは、こうした仕組みを業務に取り入れることです。同資料は、RPAで自動的に実行してほしい操作の手順や判断の条件を、RPA製品の機能を用いて具体的に記述したものを「シナリオ」と呼んでいます。
RPAでできること・できないこと
RPAは、決まった手順を繰り返すパソコン作業に向いています。同資料は、業務システムの導入では費用対効果が得られるほどの処理件数がない業務や、表計算ソフトのマクロ機能だけでは十分に自動化できない業務でも、RPAであれば比較的低コストかつ短期間で自動化できる可能性があると述べています。
| 向きやすい作業 | 向きにくい作業 |
|---|---|
| 決まった画面での検索・転記・登録の繰り返し | 毎回判断の基準が変わる作業 |
| Excelファイルとシステム間のデータのやり取り | 人の経験による例外対応が多い作業 |
| 定型的で大量の処理を繰り返す作業 | 対象の画面やシステムが頻繁に変わる作業 |
同資料は、RPAの導入とあわせて業務の手順や頻度などを見直すと、より大きな効果が出やすくなるとも述べています。
導入の進め方
総務省の資料は、RPA導入の基本的な流れを、次の5つの段階で示しています。実際の開始地点は、検討状況によって異なります。
| 段階 | 主な内容 |
|---|---|
| 事前検討 | 導入前の検討（情報収集等）。RPAができること・できないことを理解する |
| 企画・予算化 | 導入目的の明確化、適用業務の調査と評価・選定、導入体制の整備、業務の可視化と自動化範囲の検討（効果の算定を含む）、導入・運用に係る予算化 |
| 調達 | RPA導入後の業務の具体化、RPAのツールや稼働環境等の検討、導入・運用の調達 |
| 構築 | シナリオの作成、テスト |
| 運用 | 実運用の開始と効果検証 |
同資料は、各自治体の導入契機や検討状況によって開始地点が異なるため、資料の必要な箇所を抜粋して参考にできるとも述べています。
見積もり前に整理すること
見積もりを依頼する前には、対象にしたい業務の操作手順を具体的に整理しておくと、前提のそろった見積もりになります。総務省の資料は、対象業務を選ぶ際に、RPAの特性に合った業務（定型的で大量の処理を繰り返す業務）を選ぶことを、成功ポイントの1つとして挙げています。
整理しておくとよい点は、次のとおりです。
- 自動化したい作業の手順（画面の遷移、入力・検索・登録の順番）
- 作業の対象件数と頻度（1日あたり、月あたりの件数）
- 例外処理が発生する頻度（手順どおりに進まない場合がどのくらいあるか）
- 対象のシステムや画面が、今後変わる予定の有無
対象業務の範囲が具体的であるほど、シナリオの作成に必要な作業量を見積もりやすくなります。
導入と運用の成功ポイント
総務省の資料は、先行して導入した自治体の経験を踏まえ、RPA導入を成功させるための7つのポイントを示しています。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| RPAの特性に合った業務を選ぶ | 定型的で大量の処理を繰り返す業務を対象に選ぶ |
| RPAと業務に詳しい人がタッグを組む | 技術的な知識を持つ人材と、業務の内容を理解している人材が連携する |
| 導入の効果目標を設定する | 何を目指すのかという目標を定める。定性的な効果でもよい |
| 業務の整理・見直しにより効果を高める | 導入前に業務の見直しを行うのが理想的だが、導入後でもよい |
| 利用の促進により対象業務の幅を広げる | 経験やノウハウを共有し、横展開を図る |
| シナリオの保守性を確保し、継承する | 長く使い続けられるよう、シナリオの中身を引き継ぐ |
| 管理・統制に向けた体制を構築する | 全体的な活用に広げる段階では、管理体制やルールづくりも行う |
このうち前の3つは主に導入段階、後の4つは主に運用段階のポイントとされています。
運用段階で気をつけること
RPAは、一度作って終わりではありません。前出の資料が挙げる「シナリオの保守性を確保し、継承すること」のとおり、対象のシステムや画面が変わると、シナリオの修正が必要になります。
運用体制の確保と人材育成も重要なポイントとされています。導入時だけでなく、運用を続ける中で、誰がシナリオを保守し、問題が起きたときにどう対応するかを、あらかじめ決めておくと安心です。
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よくある質問
RPAとは何ですか？
RPA（Robotics Process Automation）とは、ソフトウェア上のロボットによる業務工程の自動化です。マウス操作やキーボード入力、データの照合や変換などのパソコン作業を、人に代わって自動で実行します。
RPA導入とはどのような作業ですか？
パソコン上の定型作業を自動で実行する仕組みを、業務に取り入れることです。自動化したい操作の手順を「シナリオ」として具体的に記述し、RPA製品の機能で動かせるようにします。
RPAに向いている業務はどのようなものですか？
決まった画面での検索・転記・登録の繰り返しや、定型的で大量の処理を繰り返す業務が向いています。毎回判断の基準が変わる業務や、例外対応が多い業務は、向きにくいとされています。
RPA導入はどのような手順で進めますか？
総務省の資料は、事前検討、企画・予算化、調達、構築、運用の順で進める流れを示しています。実際の開始地点は、各組織の検討状況によって異なります。
シナリオとは何ですか？
RPAで自動的に実行してほしいパソコン作業の手順や、判断の条件を、RPA製品の機能を用いて具体的に記述したものです。視覚的に作成・編集できる製品が多いとされています。
RPA導入を成功させるポイントはありますか？
総務省の資料は7つのポイントを挙げています。RPAの特性に合った業務を選ぶこと、業務に詳しい人と技術者が連携すること、効果目標を設定すること、シナリオの保守性を確保することなどです。
RPA導入の見積もりを頼む前に何を準備すればよいですか？
自動化したい作業の手順、対象件数と頻度、例外処理が発生する頻度、対象システムが今後変わる予定の有無を整理します。手順が具体的であるほど、作業量を見積もりやすくなります。
ミツモリーでRPA導入の概算を見積もれますか？
自動化したい作業の手順を一言で書くと、AIがその場で概算の金額を出します。対象件数や頻度を含めると、前提のそろった概算になりやすくなります。概算見積書に拘束力はありません。
参考にした資料
- 総務省「自治体におけるRPA導入のすすめ」
- 総務省「AI・RPAの利用推進について」（RPA導入ガイドブックの目次構成を含む）
- 関連記事: システム開発の見積もりとは？見積書の内訳と金額がぶれる理由、概算見積もりとは？正式見積もりとの違いと使い分け